Muistilistapeliä

Tee tänään! Kiireellinen! Kauppalista. Pakkauslista. To-do -lista mökille!

Moni meistä elää kalenterin ja listojen varassa. Eikä ihme. Listat helpottavat arkea monin tavoin. Kun asian kirjoittaa ylös, sitä ei tarvitse pitää työmuistissa, mikä vapauttaa aivokapasiteettia muihin asioihin.

Hyvä tapa kääntyy kuitenkin itseään vastaan, jos lista vain pitenee töiden kasaantuessa. Pitkät ja päättymättömät listat voivat uuvuttaa tehokkaankin suorittajan.

Ongelmallista on myös, kun samanlaisia listoja löytyy työpäivän päätteeksi myös perheen, ystävien ja harrastusten parista. Listoja kertyy paperille, post-iteille, tietokoneelle ja mobiililaitteeseen. Päällekkäiset ja toisistaan erilliset tehtävät seuraavat toistaan. Onko kumma jos kuppi on nurin?

Miten muistilistapelin voi voittaa?

Yksi hyödyllinen keino on määritellä listan alkuun esimerkiksi kullekin päivälle tai viikolle yhdestä kolmeen tärkeintä asiaa ja fokusoida tekemisen energia niihin.

Voit myös kokeilla jäsentää sinulle itsellesi toimivinta listaustapaa seuraavin kysymyksin:

  • Minkä asioiden kirjaaminen ylös auttaa sinua arjessa? Millaiset merkinnät kuormittavat turhaan?
  • Missä muodossa lista on helposti ulottuvillasi? Puhelimessa, pilvessä vai paperilla?
  • Tarvitseeko tiimisi tai projektisi jaettuja työlistoja? Millainen on toimiva jaettu työlista?
  • Millaisiin merkintöihin on helpointa tarttua?
  • Tarvitseeko listaasi liittää lisätietoja, esim. linkit?
  • Miten saat raivattua palautumiselle ja levolle aikaa, johon listat ja ”pitäisi-ajattelu” eivät ulotu?

Jotkut suosivat lisäksi muistisääntöjä, jotka muistuttavat heille tärkeistä asioista, kuten:

”Kenelle tämä asia oikeasti kuuluu?”
”Määräänsä enempää ei voi tehdä.”
”Maailma ei kaadu vaikka en ehtisi olla täydellinen”
”Kyllä se asia muistuttaa itsestään, jos se on oikeasti tärkeä.”

Mistä sinun pitäisi muistuttaa itseäsi?

Haastavat tyypit työpaikalla 2 – Rajaton esimies

”Tämä uusi projekti on tärkeä ja todella mielenkiintoinen. Niin paljon mahdollisuuksia! Niin siis tietenkin myös normihommat hoituvat sinulta samalla tavalla, kun ne on aiemminkin hoituneet, eikö niin?”

”Jos et saa kaikkea tehtyä, sinun täytyy miettiä tarkemmin omaa ajanhallintaasi. Ei meillä ole mahdollisuutta saada lisäresursseja tai ostopalveluita, kun firman tilanne on niin huono.”

Oletko tavannut tämän esimiestyypin tai muistat joskus toimineesi hänen alaisenaan? Tai ehkä tunnistat itsesi yhdeksi lukemattomista hyvää tarkoittavista ja asiastaan innostuneista kehittäjätyypeistä, jonka on vaikea rajata työmäärää, sillä huomiostasi kilpailee jatkuvasti useita mielenkiintoisia työtehtäviä.

Kun koko osasto oireilee ylettömän työmäärän alla, syynä saattaa olla rajaton esimies. Rajaton esimies kasaa töitä itselleen ja muille, eikä osaa sanoa ei – silloinkaan, kun sitä mitä kipeimmin tarvittaisiin. Tällainen esimies saattaa huomaamattaan ja tahtomattaan ylikuormittaa koko osaston.

Rajattoman esimiehen tapaus on johtajalle kaksiteräinen miekka. Monessa asiassa yhteistyö voi toimia kuin tanssi – etenkin johdon suuntaan, sillä hän ei juurikaan kyseenalaista saamiaan toimeksiantoja. Toisaalta rajattomuus saattaa peittää alleen sen, että esimiehen johtamassa organisaatiossa ei kaikesta hyvästä huolimatta voida hyvin. Rajaton esimies voi aiheuttaa tahtomattaan ison riskin vaihtuvuuden kasvulle, osaavien ihmisten uupumiselle ja pitkille sairauspoissaoloille.

Johtajan vastuuseen kuuluu päättää, missä vaiheessa rajattoman esimiehen toimintaan pitää puuttua. Entä jos et ole varma onko kyse ongelmallisesta rajattomuudesta?

Rajattoman esimiehen arviointiin ja tukemiseen voit kokeilla seuraavia toimenpiteitä:

Jos esimies ottaa lähtökohtaisesti vastaan kaikki sinulta ja muilta tulevat toimeksiannot niitä kertaakaan kriittisesti arvioimatta, on syytä huolestua.

  • Kysy itseltäsi: Osaako esimies tukea ja rajata alaistensa työkuormaa niin, että toiminta on tehokasta? Onko työyhteisö määritellyt selkeät ydinprioriteetit? Onko kehittäminen fokusoitua niin, ettei kaikkea yritetä parantaa kerralla?
  • Kerääntyykö esimiehen organisaatioon useampia ”jokapaikan höyliä”, jotka hoitavat juoksevia asioita, kun muut eivät ehdi tai istutaanko tiimissä paljon sisäisissä palavereissa? Kertooko tämä kenties siitä, ettei työtä ole lähtökohtaisesti organisoitu tehokkaasti, tiimin jäseniltä puuttuu osaamista tai ettei tieto eri tekijöiden välillä kulje muutoin kuin palavereissa?

Jos huolesi esimiehen rajattomuudesta osoittautuu aiheelliseksi, voit esimerkiksi:

  • Kutsua hänet säännölliseen tavoitekeskusteluun: mikä on juuri nyt olennaista, mitä tehdään/ei tehdä seuraavaksi
  • Ohjata esimiestä tekemään ja ohjaamaan myös oman tiiminsä jäseniä tekemään perusteltuja resurssisuunnitelmia ja projektisuunnitelmia. Pyydä muistamaan myös riskien analysointi!
  • Rajata esimiehen työnkuvaa sopivasti, luovuutta ja innostusta tukahduttamatta. Palauta esimiehen mieleen koko organisaation tavoite, sen prioriteetit ja resurssien (aika, raha, henkilöt) rajallisuus.
  • Luoda eri keskusteluissa esimiehelle ymmärrystä siitä, että toiminnassa pitää olla jokin yhteinen suunta, johon kuljetaan – kunnes jossain kohdassa tietoisesti valitaan jokin toinen suunta.
  • Ohjata esimiestä arvioimaan omaa toimintaansa ja pyytämään tiimiltään palautetta.

Jos esimies ei kykene esittämään työyhteisönsä visiota, perustehtävää, painopisteitä ja tavoitteita yhdellä A4:lla tai kuvaamaan niitä muulla tavoin selkeästi ja lyhyesti, voit perustellusti:

  • Pyytää häntä kiteyttämään ne, mahdollisesti jopa yhdessä johtamansa tiimin kanssa. Tällä toimenpiteellä tiimi saa yhteistä ymmärrystä suunnasta ja se myös vahvistaa tiimin kyvykkyyttä ja mahdollisuuksia rajata itse omaa tehtäväänsä.
  • Pyytää esimiestä linkittämään työyhteisön tavoitteet valittuihin organisaation teemoihin/painopistealueisiin ja rajaamaan ulkopuolelle ne suunnitelmat ja tavoitteet, jotka eivät selkeästi tuota olennaista lisäarvoa valittuihin teemoihin.

Haastavat tyypit työpaikalla 1 – Täydellisyydentavoittelijan tukeminen

Oletko kohdannut työyhteisössäsi kollegana, esimiehenä tai alaisena täydellisyydentavoittelijan? Tai onko useampi omista hyvistä ideoistasi kaatunut siihen, ettet voinut toteuttaa sitä sataprosenttisesti?

”Mulla on hyviä ideoita, hienoja juttuja joita mä haluan, mutta mä en koskaan aloita niistä mitään. Niin kauan kuin en tee niille mitään, ne pysyy täydellisinä. Heti jos mä teen niille jotain, mä otan riskin että ne epäonnistuu tai että ne toteutuu vain osittain. Jos mä en koskaan ala mitään, ne pysyy täydellisinä.”

Täydellisyydentavoittelu halvaannuttaa helposti ja salakavalasti. On helppoa hukuttaa itsensä suunnitteluun ja pohtimiseen sekä keksiä syitä sille miksi *juuri nyt* ei ole hyvä aika aloittamiselle. Paljon vaikeampaa on löytää itsevarmuutta toimia – silläkin uhalla ettei osaa ottaa huomioon jokaista mahdollista seurausta.

Näistä saattaa olla apua, kun haluat tukea täydellisyydentavoittelijaa toimeenpanossa:

1. Tavoitteen asettaminen

  • Pidä tavoite aluksi utuisena: Millainen lopputulos voisi olla kun se on valmis? Mitä hyviä tuloksia tästä voisi saada?
  • Älä sido ideointia toteutukseen liian varhain: Mitä ajatuksia sinulla on tästä asiasta? Mitä tässä voisi kehittää? Mikä palvelisi X:ää parhaiten?
  • Auta pilkkomaan tavoite toteuttamiskelpoisiin osiin: Millaisiin osiin X:n voi jakaa? Mitä askeleita eteneminen asiassa vaatii?
  • Kannusta realismiin ja rajaamiseen: Mikä voisi olla meille tässä kohtaa/tässä tilanteessa riittävä tavoite? Mikä olisi pieni parannus tai suhteellisen riskitön kokeilu, jonka voisimme tehdä heti?

2. Toteutuksen tukeminen

  • Anna täydellisyydentavoittelijan sanoittaa huolensa ja hyödynnä keskustelussa prosessia, esimerkiksi: Sopiiko, että käydään läpi hankkeen riskit mahdollisimman monipuolisesti seuraavan 20 minuutin aikana ja keskitytään sen jälkeen mahdollisuuksiin (20 min) ja lopuksi toteuttamiseen (20 min)?
  • Varmista, että täydellisyydetavoittelija ei joudu umpikujaan, josta ei ole ulospääsyä. Tämän voit tehdä esimerkiksi niin, että varmistat hankkeen edetessä tarkistuspisteet, joissa tarkastellaan etenemistä ja matkan varrella heränneitä huolia/kysymyksiä.

3. Seurannan järjestelyt

  • Valitse aikataulu ja seuranta henkilön mukaan. Mikäli täydellisydentavoittelija on muutenkin tunnollinen, ei tarkkaa aikataulua välttämättä vaadita. Kirjoita sen sijaan itsellesi muistutus tulla juttelemaan tunnollisen kanssa kuulumisia asiaan liittyen ja antaaksesi tarvittaessa lisätukea.
  • Voit myös antaa henkilön vaikuttaa seurannan tapaan: Millaista tukea toivot minulta matkan varrelta? Sopiiko, jos silloin tällöin kysyn, miten menee?

Mikäli haluat haastaa täydellisydentavoitteluun liittyviä uskomuksia, voit kokeilla esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:

  • Tutki seurauksia ja niiden realistista toteutumista kunnioittavasti: Miten määrittelet onnistumisen? Mitä seuraa siitä jos joku asia ei onnistu? Onko asia aina noin? Kenen mielestä? Kuka ajattelee/sanoo niin?
  • Mitä positiivisia seurauksia on jos kuitenkin onnistumme 50%:sesti? Entä 85%?
  • Mitkä asiat auttavat sietämään vähemmän täydellisiä lopputuloksia?

Apua! Esimieheni on näkymätön!

Kadonneen johtajan metsästys

Yhteyttä valitsemaanne esimieheen ei saatu. Yrittäkää myöhemmin uudelleen.

Mitä tehdä, kun johtajan oma esimies katoaa? Syynä voivat olla esimerkiksi kiire, maantieteellinen sijainti, epäselvä organisaatiorakenne, puutteet viestinnässä tai ristiriidat erilaisten johtajapersoonien välillä.

Riippumatta syistä, organisaation huipulla syntyy joskus tilanne, jossa esimies tai johtaja jää itse ilman tarvittavaa tukea.
Tuen puute saattaa näkyä monilla tavoin ja heijastua organisaatioon esimiehen oman epävarmuuden tai työhyvinvoinnin rakoilun kautta. Puuttuva tuki saattaa jopa siirtyä esimieheltä eteenpäin, niin että koko esimiehen johtama organisaatio on hukassa. Pahimmassa tapauksessa yksin jääminen voi heijastua myös yksityiselämään.

Kokosimme joitakin kysymyksiä auttamaan yksin jäänyttä johtajaa:

  • Tietääkö esimiehesi, että tarvitset häneltä tukea? Joskus kyse on siitä, että tarpeitasi ei ole huomattu tai ymmärretty oikein.
  • Oletko pyytänyt esimieheltäsi säännöllistä tapaamista tai varannut sellaisen esimiehesi kalenterista työasioiden hoitoon? Jos et, mikä estää sinua tekemästä niin?
  • Onko organisaatiossasi joku muu ihminen, jonka kanssa voisit keskustella työstäsi? Kenelle voit puhua tilanteesta ja pyytää apua?
  • Onko sinun luontevaa olla yhteydessä esimieheesi? Jos vuorovaikutus tuntuu haastavalta, saatat tiedostamattasi varoa yhteydenottoja. Millä toimenpiteellä voisit hakea tilanteeseen sopivaa ratkaisua?
  • Joskus organisaatioon syntyy voimakkaita hierarkioita tai ”supertähtiä” joiden aikaa ja tilaa varjellaan liikaakin. Muista että on sinun tehtäväsi johtajana ja esimiehenä selvittää omaan työhösi kohdistuvat odotukset ja tavoitteet sekä organisaation strategiset tavoitteet – ja supertähdetkin ovat ihmisiä 🙂
  • Oletko havainnut välillänne arvoihin, toimintatapoihin tai vuorovaikutukseen liittyviä ristiriitoja? Kirjoita ylös kysymys tai tilanne, jota haluaisit käsitellä. Kirjoita alle mitä asioita itse pidät tärkeänä tilanteessa ja mitä haluat selvittää. Kirjoita sitten ylös asiat, joita arvelet esimiehesi pitävän tärkeinä ja tarvitsevan sinulta.
  • Tiedätkö, mitkä esimiehesi odotukset työllesi ovat? Entä jos esimies on fyysisesti läsnä mutta ei tunnu ravistelemallakaan tuottavan sinulle tarpeellista tietoa tavoitteisiin ja prioriteetteihin liittyen? Miten kiteyttäisit kysymyksiksi kolme tärkeintä tarvettasi tai puuttuvaa tietoa? Auttaako niiden kysyminen kirjallisesti? Voitko esittää kysymyksesi esimiehesi sijaan jollekulle muulle, esimerkiksi hänen esimiehelleen tai johtoryhmälle?
  • Mitä muuta voit tehdä organisaatioon tai erilaisten rooliisi kohdistuvien odotusten selkeyttämiseksi?

Mahdottomat alaiset

Onko sinun työyhteisössäsi ihminen, joka koettelee kärsivällisyytesi äärimmilleen? Joku joka silittää kaikkia vastakarvaan ja saattaa rauhallisenkin tiimipelaajan raivon partaalle.

Vuorovaikutukseen ja henkilökemioihin liittyviin ongelmiin on joskus vaikea puuttua, vaikka esimiehenä toki pitäisi niin tehdä. Silloinkin kun työyhteisö oireilee toistuvasti, voivat paremmat hetket laittaa epäilemään, kannattaako asiaa edes ottaa esille juuri nyt, kun tilanne ei ole niin paha kuin se oli hetki sitten.

Teorian ja lainsäädännön kannalta tulkinta on selvä: esimiehen on suojeltava työntekijöitään mm. epäasialliselta kohtelulta, kiusaamisesta puhumattakaan. Arjen tilanteissa tulkinnat ovat kuitenkin paljon haastavampia. Milloin tilanne on niin paha, että ongelmiin pitää tarttua? Voiko käydä niin, että puuttuminen pahentaa tilannetta? Aina ei ole selvää mitä jossakin tilanteessa on tapahtunut ja millainen toiminta palvelee työyhteisöä.

Kokosimme alle kysymyksiä, jotka ovat auttaneet ongelmien rohkeassa käsittelyssä:

  • Mitkä ovat työyhteisön perustehtävät? Tulevatko kunkin vastuulla olevat tehtävät hoidettua laadukkaasti ja ajoissa? Mikä auttaa ja mikä haittaa perustehtävien hoitamista?
  • Näkyykö tilanne asiakkaan tai yhteistyökumppanin palvelukokemuksessa?
  • Mitä toimenpiteitä tilanne vaatii? Mitä muita vaihtoehtoja sinulla on?
  • Tiedätkö toimivan työyhteisöongelman käsittelyn toimintaperiaatteet? Mikä on lainsäädännön kannalta olennaista? Kuka talon sisällä tai ulkopuolella voi auttaa sinua oikeiden toimintamallien löytämisessä?
  • Miten voit varautua ennalta tilanteisiin, joissa ongelmia tyypillisesti ilmenee?
  • Miten voit kehittää työyhteisön luottamuksen tasoa ja keskustelukulttuuria sellaiseksi, että vaikeistakin asioista on mahdollista puhua yhdessä?

Suosituksemme on, että puutut mieluummin turhaan kuin et ollenkaan, mutta tee se fiksusti.

Taitavaan puuttumiseen löydät lisää työkaluja Rohkean johtajan Mahdottomat alaiset ja esimiestyön haastavat tilanteet -koulutuksesta. Ilmoittaudu mukaan tästä!

Rohkean johtajan energiahaaste

Kuinka kesän energiset päivät saisi talletettua kuin marjat pakastimeen?

Kokosimme tähän kuukausihaasteeseen muutamia rohkeiden johtajien hyväksi havaitsemia keinoja hyvän energian ylläpitämiseen. Haastamme sinut valitsemaan niistä yhden, ja lisäämään sen osaksi omaa päivärutiiniasi seuraavan kuukauden ajaksi.

Kuten olemme usein todenneet, pysyvä muutos syntyy päätöksestä ja pienestä arkisesta teosta. Mikä haasteemme viidestä vinkistä sopisi sinun arkeesi parhaiten?

      1) Pidä taukoja ja anna mielesi levätä

      Vapauta jokaisesta päivästä aikaa, jolloin et ole tavoitettavissa, kiinni työssä tai matkalla paikasta toiseen. Meditoi, joogaa, kuuntele musiikkia tai käytä itsellesi mieluiseen mindfulness-harjoitteeseen ainakin 20 minuuttia päivässä. Ota vapaapäivät vakavasti ja kytke sähköposti ja työpuhelin pois päältä. Harrastukset, jotka auttavat meitä irrottamaan sekä mielemme että ruumiimme työrutiineista, ovat erityisen hyödyllisiä.

      2) Tee jotakin luovaa

      Luovaan prosessiin keskittyminen tekee ihmeitä mielelle. Valitse itsellesi sopiva tapa toteuttaa luovuuttasi. Kirjoita runo, sommittele kukka-asetelma, soita, virkkaa, muovaile, kokoa palapeli, askartele käpylehmä tai vääntele foliopallo kiinnostavaan muotoon. Kaikki luova tekeminen sopii pään buuttaamiseen, parantaa ongelmanratkaisukykyä ja helpottaa keskittymistä.

      3) Luovu huolista

      Huolehtimisen on todettu aktivoivan aivojemme palkintojärjestelmää. Meistä tuntuu että teemme huolillemme edes jotakin kun vatvomme niitä mielessämme. On monia tapoja katkaista huolehtiminen, mutta aivotutkimuksen mukaan yksi toimivimmista keinoista – niin omituiselta kuin se jonkun mielestä saattaakin kuulostaa – on kysyä itseltämme mistä olemme kiitollisia juuri nyt. Meidän ei tarvitse edes löytää vastauksia. Pelkkä kiitollisuudenaiheiden etsiminen näyttää laukaisevan positiiviset vaikutukset aivoisamme.

      4) Kohtaa tunteesi

      Moni meistä välttää negatiivisten tunteiden kohtaamista. Pitemmän päälle tunteiden piilottaminen muodostaa kuitenkin sekä kehomme että mielemme kannalta kohtuuttoman rasitteen. Lisäksi tutkimukset osoittavat, ettei tunteiden hautaaminen ole pitemmän päälle edes mahdollista. Tunteiden kohtaamista voi onneksi harjoitella. Voit aloittaa nimeämällä tunteet, joita tunnet tässä hetkessä. Muistele päivän tapahtumia, ja kuvaile lyhyesti tunteet, joita ne herättävät. Jo muutaman sanan kuvauksella tunteen vaikutus kehomme eri järjestelmiin vähenee merkittävästi.

      Vastaavasti, kun voit hyvin ja mielesi on positiivinen, opettele huomaamaan hyvä olosi. Jos opit huomaamaan hetket, jolloin mihinkään ei satu, saat käyttöösi varsinaisen hyvinvoinnin supervoiman.

      5) Ota aikaa unelle

      Tiedämme että riittävä unensaanti on yksi terveytemme tärkeimmistä edellytyksistä. Viimeaikaiset tutkimukset osoittavat kuitenkin, että pelkkä nukkuminen ei riitä, vaan aivomme saavat kunnollisen huuhtelun haitallisista kemikaaleista vasta kun siirrymme univaiheeseen, jossa näemme unia. Kunnollinen uni parantaa myös ongelmanratkaisu- ja päätöksenkykyä.

      Ovatko makuuhuoneesi ja ennen kaikkea sänkysi sellaiset, että sinun on miellyttävää viettä niissä niinkin suuri pala elämästäsi? Mitä muita muutoksia voisit tehdä parantaaksesi unesi laatua ja määrää?

P.S. Jos mielen ja aivojen hoitaminen kuulostaa sinusta tärkeältä, muista ilmoittautua seuraavaan ilmaiseen aamiaisherättelyymme, Rohkean johtajan Aivokylpylään, 12.10. mennessä.

Tässä ja nyt

Ehkä tunnistat itsessäsi tai ympärilläsi toimeliaan puuskutuksen ja huokailun, jonka tavoitteena on saavuttaa ”kesälomaa varten putsattu tyhjä työpöytä”? Tai kenties otsallesi kihoaa pieniä hikikarpaloita, kun mietit tekemättömien töiden listaa?

Elämme varsin ristiriitaisessa maailmassa, jossa itsensä johtamisen eetos asettaa yhä suurempia vaateita yksilön kyvylle selviytyä tästä kaikesta. Maailma pitää saada valmiiksi vähintään kahdesti vuodessa, ainakin ennen joulu- ja kesälomaa.

Samaan aikaan maailma on ihan yhtä valmis kuin se oli kymmenen tai sata tai jopa tuhat vuotta sitten. Me olemme osa ajassa matkaavaa maailmankaikkeutta, jonka läpileikkaava teema on muutos.

Yksi ihminen ei voi muuttaa maailmankaikkeuden suurta kuvaa, mutta yksi ihminen voi vaikuttaa siihen mihin hän käyttää aikansa. Vanha viisauskin sanoo, ettei kellään meistä ole, hetkestä toiseen, enempää kuin tämä hetki.

Niinpä näin kesän kynnyksellä kysymme kaikilta rohkeilta johtajilta ainoastaan:
Miten sinä aiot tehdä tästä kesästäsi – tässä ja nyt – ainutlaatuisen?

Aikaansaamisen mallittaminen – menestysresepti numero 1?

Kun kysymme esimiehiltä ja johtamisen ammattilaisilta, mistä hyvä työpäivä koostuu, saamme muun muassa seuraavan kaltaisia vastauksia:

”Parasta on silloin kun saan keskittyä työhöni ilman häiriöitä. Saan valtavasti aikaan ja se tuntuu upealta.”

”Kun näen työni tulokset käytännössä. Silloin tunnen, että työlläni on merkitys.”

 
Eikä ihme. Kun saamme keskittyä työntekoon ja nauttia sekä tekemisestä että tuloksista, työn tekeminen tuntuu mielekkäältä. Aikaansaaminen tuntuu hyvältä.

Sujuvan työpäivän mittarit ovat yksilöllisiä: yhdelle merkittävää on se, että hän saa päivittäin tulleet sähköpostit käsitellyiksi ja tehtävälistat hoidetuiksi. Toiselle mielekkyys voi syntyä jonkin ison tehtävän loppuunsaattamisesta tai muihin ihmisiin vaikuttavan ongelmallisen tilanteen hoitamisesta. Kolmas voi olla onnellinen pelkästään siitä, että työpäivä on sujunut ilman sen suurempia ongelmia.

Työyhteisön ja yksilön menestymisen kannalta mielekkyyden kokemuksella on iso merkitys. Kun tulemme henkilökohtaisesti huomioiduksi ja palkituiksi niistä asioista, joita pidämme työssämme tärkeinä, se lisää sekä energiaa että sitoutumista. Toisin sanoen merkitykselliselle työlle antaa helpommin vähän enemmän.

Aikaansaamisen kannalta tärkein kysymys on kuitenkin, kuinka takaamme arjen sujumisen ja mahdollistamme työn sujuvuuden niin yksilötasolla kuin tiimissäkin.

 
Missä olosuhteissa parhaat tulokset syntyvät?

Esimies voi auttaa itseään ja työntekijöitään mallittamaan aikaansaamiselle otollisia olosuhteita esimerkiksi seuraavilla kysymyksillä:

  • Millainen on sinulle henkilökohtaisesti onnistunut työpäivä / työsuoritus?
  • Mistä tiedät tehneesi hyvää työtä?
  • Millaisissa olosuhteissa työskentelet mieluiten?
  • Kuinka pitkän keskeytyksettömän ajan tarvitset voidaksesi todella keskittyä työhösi?
  • Mitä muutoksia keskeytyksettömän ajan järjestäminen vaatisi?
  • Mitä aikaansaava työpäivä vaatisi sinulta itseltäsi?
  • Keihin työsi vaikuttaa? Keille kaikille on tärkeää, että onnistut?
  • Millaisissa olosuhteissa olet aiemmin onnistunut?
  • Mitä aiemmista onnistumisista oppimaasi voisit hyödyntää nyt?

Edellä listattuja kysymyksiä voit hyvin soveltaa myös tiimitasoisissa keskusteluissa. Voit koota yksilölliset ja yhteiset ajatukset esimerkiksi fläpille ja sen jälkeen keskustella tiimin kesken yhdessä siitä, mitä ne tarkoittavat tiimin yhteisen tuloksellisuuden kannalta.

PS: Tiesitkö, että useiden Agile learningia tutkineiden tahojen mukaan itsereflektio on yksi olennainen muutoksessa menestymisen edellytys? Oman työn ja toiminnan reflektoiminen auttaa joustavaan tilanteisiin reagoimiseen ja oman toiminnan ennakoivaan kehittämiseen. Kun haluat apua oman työsi reflektoimiseen ja hyvän työvireen mallittamiseen, pyydä apua osaavalta valmentajalta.

Uskallatko rentouttaa mielesi?

Kevät on jo pitkällä ja monessa organisaatiossa uudet ja vanhat projektit kilpailevat johtajan huomiosta puhkeavien silmujen kanssa. Johtaja tarvitsee selkeyttä ja mielen kirkkautta pystyäkseen keskittymään olennaiseen.

Vahva tutkimusnäyttö osoittaa että mielen rauhoittaminen antaa aivoille lisää virtaa, parantaa keskittymiskykyä ja lisää tehokkuuden lisäksi jopa fyysistä vastustuskykyä. Tällainen kiireisen mielen rauhoittaminen tunnetaan myös nimellä ”mindfulness”, hyväksyvä tietoinen läsnäolo.

On kuitenkin kokonaan toinen asia, mistä johtaja löytää aikaa lepuuttaa mieltään.

Tässä on muutamia keskittymisharjoituksia, jotka sopivat myös kiireiselle johtajalle:

  • Hengitä. Nauti rauhallisesta, syvästä hengityksestä ja tunnustele kaikilla aisteillasi kuinka ilma virtaa sisään ja ulos keuhoistasi. Jos poistut toimistolta tapaamisen tai lounaan vuoksi, hyödynnä ulkoilma ja auringonvalo. Sadesääkin sopii rauhoittumiseen ja keskittymiseen mainiosti, mikäli et myöhemmin joudu viettämään aikaa märissä vaatteissa.
  • Valitse portaat ja keskity tuntemaan jokainen porras ja nousu jaloissasi. Jos vastaan tulee ihmisiä, voit tervehtiä heitä tapojesi mukaan hymyllä tai nyökkäyksellä, mutta pidä huomiosi kehossasi.
  • Joudutko käsittelemään papereita tai tekemään muuta rutiinityötä joka vaatii keskittymistä? Tartu jokaiseen paperiin ajatuksella ja keskittyen vain siihen. Tunne paperin paino ja ja materiaali sormenpäissäsi. Kun on sen aika, huomioi käsittelyperuste – päivämäärä tai päätöstä vaativa asia tietoisesti ja selkeästi. Keskity yhteen asiaan kerrallaan ja jätä kaikki muut asiat, kiire ja huolet hetkeksi syrjään.
  • Deadline lähestyy ja sinun on vaikea keskittyä? Jätä yrittäminen vähemmälle ja sulje silmäsi. Vaihtoehtoisesti voit antaa huomiosi levätä kevyesti yhdessä pisteessä. Anna mielesi tyhjentyä ajatuksista ja hengityksesi rauhoittua. Kun olet valmis, anna itsesi tulla vähitellen tietoiseksi huoneessa kuuluvista äänistä. Tullessasi tietoiseksi yksittäisestä äänestä, huomioi se levollisesti ja siirry seuraavaan. Anna itsesi istua hetki hiljaa, antaen mielesi levätä ilman pohdintaa tai kiirettä. Jos mieleesi tulee ajatus, huomioi se hyväksyen ja anna sen mennä. Kun olet valmis, palaa takaisin keskittymistä vaativaan työhön. Huomaatko eron ajattelussasi tai keskittymiskyvyssäsi?

Mielen rentouttaminen työpäivän aikana auttaa vain, jos ehdit pitää huolta itsestäsi ja jaksamisestasi myös työpäivän jälkeen. Mikäli ajanhallinta ja töiden kasautuminen pohdituttavat, henkilökohtainen valmennus auttaa suuntaamaan huomion sinne mihin muuten ei tulisi katsottua ja raivaamaan aikaa asioille, jotka ovat sinulle tärkeitä.