”Tämä uusi projekti on tärkeä ja todella mielenkiintoinen. Niin paljon mahdollisuuksia! Niin siis tietenkin myös normihommat hoituvat sinulta samalla tavalla, kun ne on aiemminkin hoituneet, eikö niin?”

”Jos et saa kaikkea tehtyä, sinun täytyy miettiä tarkemmin omaa ajanhallintaasi. Ei meillä ole mahdollisuutta saada lisäresursseja tai ostopalveluita, kun firman tilanne on niin huono.”

Oletko tavannut tämän esimiestyypin tai muistat joskus toimineesi hänen alaisenaan? Tai ehkä tunnistat itsesi yhdeksi lukemattomista hyvää tarkoittavista ja asiastaan innostuneista kehittäjätyypeistä, jonka on vaikea rajata työmäärää, sillä huomiostasi kilpailee jatkuvasti useita mielenkiintoisia työtehtäviä.

Kun koko osasto oireilee ylettömän työmäärän alla, syynä saattaa olla rajaton esimies. Rajaton esimies kasaa töitä itselleen ja muille, eikä osaa sanoa ei – silloinkaan, kun sitä mitä kipeimmin tarvittaisiin. Tällainen esimies saattaa huomaamattaan ja tahtomattaan ylikuormittaa koko osaston.

Rajattoman esimiehen tapaus on johtajalle kaksiteräinen miekka. Monessa asiassa yhteistyö voi toimia kuin tanssi – etenkin johdon suuntaan, sillä hän ei juurikaan kyseenalaista saamiaan toimeksiantoja. Toisaalta rajattomuus saattaa peittää alleen sen, että esimiehen johtamassa organisaatiossa ei kaikesta hyvästä huolimatta voida hyvin. Rajaton esimies voi aiheuttaa tahtomattaan ison riskin vaihtuvuuden kasvulle, osaavien ihmisten uupumiselle ja pitkille sairauspoissaoloille.

Johtajan vastuuseen kuuluu päättää, missä vaiheessa rajattoman esimiehen toimintaan pitää puuttua. Entä jos et ole varma onko kyse ongelmallisesta rajattomuudesta?

Rajattoman esimiehen arviointiin ja tukemiseen voit kokeilla seuraavia toimenpiteitä:

Jos esimies ottaa lähtökohtaisesti vastaan kaikki sinulta ja muilta tulevat toimeksiannot niitä kertaakaan kriittisesti arvioimatta, on syytä huolestua.

• Kysy itseltäsi: Osaako esimies tukea ja rajata alaistensa työkuormaa niin, että toiminta on tehokasta? Onko työyhteisö määritellyt selkeät ydinprioriteetit? Onko kehittäminen fokusoitua niin, ettei kaikkea yritetä parantaa kerralla?
• Kerääntyykö esimiehen organisaatioon useampia ”jokapaikan höyliä”, jotka hoitavat juoksevia asioita, kun muut eivät ehdi tai istutaanko tiimissä paljon sisäisissä palavereissa? Kertooko tämä kenties siitä, ettei työtä ole lähtökohtaisesti organisoitu tehokkaasti, tiimin jäseniltä puuttuu osaamista tai ettei tieto eri tekijöiden välillä kulje muutoin kuin palavereissa?

Jos huolesi esimiehen rajattomuudesta osoittautuu aiheelliseksi, voit esimerkiksi:

• Kutsua hänet säännölliseen tavoitekeskusteluun: mikä on juuri nyt olennaista, mitä tehdään/ei tehdä seuraavaksi
• Ohjata esimiestä tekemään ja ohjaamaan myös oman tiiminsä jäseniä tekemään perusteltuja resurssisuunnitelmia ja projektisuunnitelmia. Pyydä muistamaan myös riskien analysointi!
• Rajata esimiehen työnkuvaa sopivasti, luovuutta ja innostusta tukahduttamatta. Palauta esimiehen mieleen koko organisaation tavoite, sen prioriteetit ja resurssien (aika, raha, henkilöt) rajallisuus.
• Luoda eri keskusteluissa esimiehelle ymmärrystä siitä, että toiminnassa pitää olla jokin yhteinen suunta, johon kuljetaan – kunnes jossain kohdassa tietoisesti valitaan jokin toinen suunta.
• Ohjata esimiestä arvioimaan omaa toimintaansa ja pyytämään tiimiltään palautetta.

Jos esimies ei kykene esittämään työyhteisönsä visiota, perustehtävää, painopisteitä ja tavoitteita yhdellä A4:lla tai kuvaamaan niitä muulla tavoin selkeästi ja lyhyesti, voit perustellusti:

• Pyytää häntä kiteyttämään ne, mahdollisesti jopa yhdessä johtamansa tiimin kanssa. Tällä toimenpiteellä tiimi saa yhteistä ymmärrystä suunnasta ja se myös vahvistaa tiimin kyvykkyyttä ja mahdollisuuksia rajata itse omaa tehtäväänsä.
• Pyytää esimiestä linkittämään työyhteisön tavoitteet valittuihin organisaation teemoihin/painopistealueisiin ja rajaamaan ulkopuolelle ne suunnitelmat ja tavoitteet, jotka eivät selkeästi tuota olennaista lisäarvoa valittuihin teemoihin.

Kadonneen johtajan metsästys

Yhteyttä valitsemaanne esimieheen ei saatu. Yrittäkää myöhemmin uudelleen.

Mitä tehdä, kun johtajan oma esimies katoaa? Syynä voivat olla esimerkiksi kiire, maantieteellinen sijainti, epäselvä organisaatiorakenne, puutteet viestinnässä tai ristiriidat erilaisten johtajapersoonien välillä.

Riippumatta syistä, organisaation huipulla syntyy joskus tilanne, jossa esimies tai johtaja jää itse ilman tarvittavaa tukea.
Tuen puute saattaa näkyä monilla tavoin ja heijastua organisaatioon esimiehen oman epävarmuuden tai työhyvinvoinnin rakoilun kautta. Puuttuva tuki saattaa jopa siirtyä esimieheltä eteenpäin, niin että koko esimiehen johtama organisaatio on hukassa. Pahimmassa tapauksessa yksin jääminen voi heijastua myös yksityiselämään.

Kokosimme joitakin kysymyksiä auttamaan yksin jäänyttä johtajaa:

• Tietääkö esimiehesi, että tarvitset häneltä tukea? Joskus kyse on siitä, että tarpeitasi ei ole huomattu tai ymmärretty oikein.
• Oletko pyytänyt esimieheltäsi säännöllistä tapaamista tai varannut sellaisen esimiehesi kalenterista työasioiden hoitoon? Jos et, mikä estää sinua tekemästä niin?
• Onko organisaatiossasi joku muu ihminen, jonka kanssa voisit keskustella työstäsi? Kenelle voit puhua tilanteesta ja pyytää apua?
• Onko sinun luontevaa olla yhteydessä esimieheesi? Jos vuorovaikutus tuntuu haastavalta, saatat tiedostamattasi varoa yhteydenottoja. Millä toimenpiteellä voisit hakea tilanteeseen sopivaa ratkaisua?
• Joskus organisaatioon syntyy voimakkaita hierarkioita tai ”supertähtiä” joiden aikaa ja tilaa varjellaan liikaakin. Muista että on sinun tehtäväsi johtajana ja esimiehenä selvittää omaan työhösi kohdistuvat odotukset ja tavoitteet sekä organisaation strategiset tavoitteet – ja supertähdetkin ovat ihmisiä 🙂
• Oletko havainnut välillänne arvoihin, toimintatapoihin tai vuorovaikutukseen liittyviä ristiriitoja? Kirjoita ylös kysymys tai tilanne, jota haluaisit käsitellä. Kirjoita alle mitä asioita itse pidät tärkeänä tilanteessa ja mitä haluat selvittää. Kirjoita sitten ylös asiat, joita arvelet esimiehesi pitävän tärkeinä ja tarvitsevan sinulta.
• Tiedätkö, mitkä esimiehesi odotukset työllesi ovat? Entä jos esimies on fyysisesti läsnä mutta ei tunnu ravistelemallakaan tuottavan sinulle tarpeellista tietoa tavoitteisiin ja prioriteetteihin liittyen? Miten kiteyttäisit kysymyksiksi kolme tärkeintä tarvettasi tai puuttuvaa tietoa? Auttaako niiden kysyminen kirjallisesti? Voitko esittää kysymyksesi esimiehesi sijaan jollekulle muulle, esimerkiksi hänen esimiehelleen tai johtoryhmälle?
• Mitä muuta voit tehdä organisaatioon tai erilaisten rooliisi kohdistuvien odotusten selkeyttämiseksi?

Onko sinun työyhteisössäsi ihminen, joka koettelee kärsivällisyytesi äärimmilleen? Joku joka silittää kaikkia vastakarvaan ja saattaa rauhallisenkin tiimipelaajan raivon partaalle.

Vuorovaikutukseen ja henkilökemioihin liittyviin ongelmiin on joskus vaikea puuttua, vaikka esimiehenä toki pitäisi niin tehdä. Silloinkin kun työyhteisö oireilee toistuvasti, voivat paremmat hetket laittaa epäilemään, kannattaako asiaa edes ottaa esille juuri nyt, kun tilanne ei ole niin paha kuin se oli hetki sitten.

Teorian ja lainsäädännön kannalta tulkinta on selvä: esimiehen on suojeltava työntekijöitään mm. epäasialliselta kohtelulta, kiusaamisesta puhumattakaan. Arjen tilanteissa tulkinnat ovat kuitenkin paljon haastavampia. Milloin tilanne on niin paha, että ongelmiin pitää tarttua? Voiko käydä niin, että puuttuminen pahentaa tilannetta? Aina ei ole selvää mitä jossakin tilanteessa on tapahtunut ja millainen toiminta palvelee työyhteisöä.

Kokosimme alle kysymyksiä, jotka ovat auttaneet ongelmien rohkeassa käsittelyssä:

• Mitkä ovat työyhteisön perustehtävät? Tulevatko kunkin vastuulla olevat tehtävät hoidettua laadukkaasti ja ajoissa? Mikä auttaa ja mikä haittaa perustehtävien hoitamista?
• Näkyykö tilanne asiakkaan tai yhteistyökumppanin palvelukokemuksessa?
• Mitä toimenpiteitä tilanne vaatii? Mitä muita vaihtoehtoja sinulla on?
• Tiedätkö toimivan työyhteisöongelman käsittelyn toimintaperiaatteet? Mikä on lainsäädännön kannalta olennaista? Kuka talon sisällä tai ulkopuolella voi auttaa sinua oikeiden toimintamallien löytämisessä?
• Miten voit varautua ennalta tilanteisiin, joissa ongelmia tyypillisesti ilmenee?
• Miten voit kehittää työyhteisön luottamuksen tasoa ja keskustelukulttuuria sellaiseksi, että vaikeistakin asioista on mahdollista puhua yhdessä?

Suosituksemme on, että puutut mieluummin turhaan kuin et ollenkaan, mutta tee se fiksusti.

Taitavaan puuttumiseen löydät lisää työkaluja Rohkean johtajan Mahdottomat alaiset ja esimiestyön haastavat tilanteet -koulutuksesta. Ilmoittaudu mukaan tästä!