Avainsana-arkisto: ihmisten johtaminen

Miten pysäyttää kiireinen alainen? Ja miksi pysäyttäminen täytyy tehdä?

Mistä tunnistat ihmisen jolla on liian kiire? Miten ylikierroksilla olevaan saa ylipäänsä yhteyden?

”Tietyllä tapaa vaikeimpia alaisia minulle ovat ne, jotka ovat niin hyviä, että heitä pyydetään moneen juttuun yhtä aikaa. Hyvinkin olennaista tietoa saattaa helposti jäädä tällaisen hyvän tekijän pöydältä matkan varrelle, erityisesti kun itselläkin on kiire.

Pelkona on, että oma tai alaisen työhyvinvointi ja tehokkuus rapistuvat ilman että on oikein missään vaiheessa pysähdytty pohtimaan, mikä on kokonaisuutena järkevää – puhumattakaan siitä, että tuotettaisiin bisnekseen mitään oikeasti uutta.

Pahimmassa tapauksessa kiire johtaa siihen, että langanpäitä alkaa putoilla ja selviää, että siellä on isoja juttuja tekemättä.”
– Esimies, asiantuntijaorganisaatio, IT-ala-

Ennen kuin kiire muuttuu kaaokseksi, johtajalta vaaditaan osaamista viheltää peli poikki – mieluiten jo ennen kuin pallot alkavat putoilla.

Tässä on muutamia kysymyksiä, joiden avulla haastaa säntäilevä alainen pohtimaan tilannettaan:

  • Sopiiko sinulle, että pysäytetään tekeminen hetkeksi ja jutellaan kokonaisuudesta hetki?
  • Mikä juuri nyt on työpöydälläsi sellaista, joka on erityisen kiireellistä?
  • Minkä tekeminen on juuri nyt kaikkein olennaisinta? Entä sen jälkeen seuraavaksi?
  • Mikä auttaa sinua pysymään kartalla kaikista tehtävistä, aikatauluista ja muistamista vaativista asioista?
  • Kun mietit itseäsi tässä hetkessä mahdollisimman tehokkaana ja keskittymiskykyisenä, niin millaisia ajatuksia se sinussa herättää?
  • Milloin olet viimeksi saanut keskittyä yhteen asiaan kerrallaan 25 minuuttia?
  • Mitkä tekijät auttavat sinua keskittymään? Miten niitä voi lisätä?
  • Mitkä muut tekijät lisäävät tehokkuuttasi?
  • Millä toimenpiteillä ja aikataululla uskot tilanteen helpottavan? Millainen tilanteesi on silloin? Mitä nykytilanteen ja kuvailemasi tulevaisuuden välillä on tapahtunut?

Erityisen tiukkaa haastetta kaipaava johtaja saattaa haluta samalla luoda silmäyksen myös omaan toimintaansa. Millaisen esimerkin itse annat suhteessa työhön ja kiireeseen? Millaisia arvoja sinun työtapasi edustaa?

PS: Bonuksena haluamme mainita tekniikan, josta olet saattanutkin jo kuulla. Sen nimi on Pomodoro ja löydät siitä netistä paljon tietoa ko. hakusanalla. Se auttaa vähentämään säntäilyä ja pitämään huolta työn tehokkuudesta kesken kiireisemmänkin ajan. Tätä tekniikkaa suosittelevat monet keskittymisaikaa tarvitsevat ammattilaiset. Siinä tehtävät työt tehdään 25 minuutin (+5 min tauko) jaksoissa, mikä on keskittymisen kannalta erittäin tehokas ajanjakso.

Johtaja: Verkostojen johtaminen ratkaisee menestymisesi – aloita työ NYT

Ihmettelin nuorena ammattilaisena, ison yrityksen kehittämisroolissa, erään menestyneen mentorini uskomattoman ystävällistä suhtautumista ”palveluntarjoajiin”. Hän vastasi lähtökohtaisesti kaikkiin puheluihin ja jos hän ei pystynyt juuri siinä hetkessä puhumaan, hän joko pyysi soittamaan uudelleen tai soitti soittajalle takaisin. Myöhemmin olen kiittänyt siitä, että sain marinoitua tämän huippujohtajan opissa. Miksikö?

Pintapuolisesti tarkasteltuna vaikuttaa järjettömältä, että isossa yrityksessä ja isoin resurssein pelaava ”ostaja” ja isoista kokonaisuuksista vastaava johtaja/päällikkö (jollainen minäkin urallani pitkään olin) ottaisi vastaan jokaisen joka häneen on yhteydessä lähes saman vastaanoton kautta. Myönteisesti, ystävällisesti, arvostavasti – kriittisen arvioimisen ja ”en vastaa sinulle, olet tuntematon numero” –ajattelun suhteen. Että hän suhtautuisi palveluita tuottavaan ihmiseen kuten kollegaansa, joka saa työstään kuukausipalkkaa tai jopa paremmin. (Ja ei, paremmalla kohtelulla en tarkoita ”löysää” suhtautumista yhteistyöltä odotettaviin tuloksiin.)

Hetken pysähtymisen jälkeen päinvastainen (torjuva, kiireinen, töykeä) malli tuntuu vielä järjettömämmältä. ”En ota puheluita, sihteeri hoitaa, minulla on kiire” kertoo siitä, ettei ole ymmärretty työelämän valtavaa murrosta: erikoistumisen ja teknologisoitumisen luomaa ostopalveluiden lisääntyvää määrää ja muutostarvetta. Myös se on saattanut jäädä käsittelemättä, että me olemme suhteellisesti pieni kieli- ja kulttuurialue, joka on tiivisti verkottunut keskenään. Olemme siis verkottuneita paitsi globaalisti ja paikallisesti erilaisissa sosiaalisen median ja internetin verkostoissa, myös fyysisesti ja kulttuurisesti ”suomalaisina”.

Matti Alahuhta kertoo huikeassa kirjassaan ”Johtajuus – Kirkas suunta ja ihmisten voima” havainnollisen esimerkin yhteistyösuhteiden merkityksestä. Nokia varmisti 2000-luvun alussa tuotantonsa sujuvuuden ja he selviytyivät tavarantoimittajansa Philipsin Meksikon tulipalosta kilpailijaansa Ericssonia sujuvammin siksi, että heillä oli hyvät yhteistyösuhteet yrityksen ylimpään johtoon ja he olivat kriisin sattuessa nopeasti yhteydessä toimittajaansa. Toimitusketjun johtoryhmässäkin töitä tehneenä johtopäätös esimerkistä on minulle päivänselvä: yhteistyösuhteet ja niiden syvyys sekä luontevuus ovat erityisen merkittäviä silloin kun on kyse kriittisestä raaka-aineesta tai komponentista ja on uhka siitä, että kyseistä osaa ei ole kaikille saatavissa. Yhteistyösuhteissa on siis usein kyse myös bisneskriittisestä osaamisesta.

Mutta edelleen vaivaa kysymys, miksi pitäisi olla ystävällinen ja avoin sitä PIENtoimittajaa kohtaan, jonka toiminnalla ei ole niin suoraa bisneskriittistä merkitystä? Eikö jo oman energian suuntaus edellytä sitä, että fokusoidutaan, eikä haihatella?

Bullshit! Anteeksi kielenkäyttöni. Mutta tämä asia on syytä ottaa vakavasti. Seuraavaksi kerron 5 syytä kohdella kaikkia inhimillisesti, arvostavasti ja myönteisellä vireellä:

1) Et voi koskaan tietää, kenet kohtaamasi ihminen tuntee tai kenelle hän sinusta kertoo. Tunnekokemus, jonka luot kohtaamiisi ihmisiin, on vahvempi kuin sanat tai ”faktat”.

2) Et voi tietää, mitä ihmisellä on sinulle annettavaa, jos et kuuntele. Muutaman minuutin irtiotto voi tarkoittaa sinulle huikeita mahdollisuuksia luoda uutta tai säästää aikaa, rahaa, energiaa. Paitsi jos sinulta ei löydy sitä muutamaa minuuttia.

3) Et voi tietää, missä kohdin uraasi (ja missä roolissa) tapaamasi henkilö tulee sinua vastaan. Aina on olemassa mahdollisuus että kohtaamasi henkilö onkin jossain roolissa suhteessa sinuun päättäjän tai merkittävän taustavaikuttajan roolissa.

4) Verkostojen johtaminen on tulevaisuuden johtajien menestymistekijä. Ostamisosaaminen – tai oikeammin yhteistyösuhteiden luomisen ja ylläpitämisen osaaminen on kriittinen verkostomaisen työn lisääntyessä.

5) Saat johtajana aikaan enemmän hunajalla kuin viinietikalla. Kokeile, yllätyt.

Entä se kaikkein suurin syy? Se on tietenkin se, että me olemme kaikki ihmisiä. Ja jos kerran kadotat oman ihmisyytesi, on siitä vaikea saada takaisin kiinni. Paljon helpompi tie on yrittää kaikessa toiminnassaan toimia eettisesti, kestävästi ja yhteistyölle rakentaen. Yksi iso trendi yritysten verkottuessa yhä enemmän on ollut yhteiskuntavastuu. Ja läpinäkyvän sekä välittömän tiedonvälityksen aikana mokat yhteistoiminnan ja -vastuun alueella voivat saada suhteettomat mittasuhteet. Nyt on aika herätä ja katsoa isoa kuvaa. Me ihmiset olemme täällä ihmisiä varten ja vain yhdessä muiden ihmisten kanssa voimme olla jotain suurempaa kuin mitä yksi ihminen saa aikaan. Me ihmiset olemme me ja olisi järjenvastaista väittää jotain muuta.

Lopuksi, oma ihmisyys kasvaa päivittäisissä kohtaamisissa ja se testataan siinä, kuinka suhtaudut seuraavaksi kohtaamaasi ihmiseen. Millaisen avauksen ajattelit seuraavaksi tehdä?

***

Tekstin kirjoittanut Heli Koistinen on johdon ja HR:n sparraaja, Rohkean johtajuuden lähettiläs, Coach (ACC): Minuun saat yhteyden heli.kostinen[ät]eloinn.fi tai puhelimella 0400/347070. Saisinko haastaa sinut?