Avainsana-arkisto: tehokkuus

Miten pysäyttää kiireinen alainen? Ja miksi pysäyttäminen täytyy tehdä?

Mistä tunnistat ihmisen jolla on liian kiire? Miten ylikierroksilla olevaan saa ylipäänsä yhteyden?

”Tietyllä tapaa vaikeimpia alaisia minulle ovat ne, jotka ovat niin hyviä, että heitä pyydetään moneen juttuun yhtä aikaa. Hyvinkin olennaista tietoa saattaa helposti jäädä tällaisen hyvän tekijän pöydältä matkan varrelle, erityisesti kun itselläkin on kiire.

Pelkona on, että oma tai alaisen työhyvinvointi ja tehokkuus rapistuvat ilman että on oikein missään vaiheessa pysähdytty pohtimaan, mikä on kokonaisuutena järkevää – puhumattakaan siitä, että tuotettaisiin bisnekseen mitään oikeasti uutta.

Pahimmassa tapauksessa kiire johtaa siihen, että langanpäitä alkaa putoilla ja selviää, että siellä on isoja juttuja tekemättä.”
– Esimies, asiantuntijaorganisaatio, IT-ala-

Ennen kuin kiire muuttuu kaaokseksi, johtajalta vaaditaan osaamista viheltää peli poikki – mieluiten jo ennen kuin pallot alkavat putoilla.

Tässä on muutamia kysymyksiä, joiden avulla haastaa säntäilevä alainen pohtimaan tilannettaan:

  • Sopiiko sinulle, että pysäytetään tekeminen hetkeksi ja jutellaan kokonaisuudesta hetki?
  • Mikä juuri nyt on työpöydälläsi sellaista, joka on erityisen kiireellistä?
  • Minkä tekeminen on juuri nyt kaikkein olennaisinta? Entä sen jälkeen seuraavaksi?
  • Mikä auttaa sinua pysymään kartalla kaikista tehtävistä, aikatauluista ja muistamista vaativista asioista?
  • Kun mietit itseäsi tässä hetkessä mahdollisimman tehokkaana ja keskittymiskykyisenä, niin millaisia ajatuksia se sinussa herättää?
  • Milloin olet viimeksi saanut keskittyä yhteen asiaan kerrallaan 25 minuuttia?
  • Mitkä tekijät auttavat sinua keskittymään? Miten niitä voi lisätä?
  • Mitkä muut tekijät lisäävät tehokkuuttasi?
  • Millä toimenpiteillä ja aikataululla uskot tilanteen helpottavan? Millainen tilanteesi on silloin? Mitä nykytilanteen ja kuvailemasi tulevaisuuden välillä on tapahtunut?

Erityisen tiukkaa haastetta kaipaava johtaja saattaa haluta samalla luoda silmäyksen myös omaan toimintaansa. Millaisen esimerkin itse annat suhteessa työhön ja kiireeseen? Millaisia arvoja sinun työtapasi edustaa?

PS: Bonuksena haluamme mainita tekniikan, josta olet saattanutkin jo kuulla. Sen nimi on Pomodoro ja löydät siitä netistä paljon tietoa ko. hakusanalla. Se auttaa vähentämään säntäilyä ja pitämään huolta työn tehokkuudesta kesken kiireisemmänkin ajan. Tätä tekniikkaa suosittelevat monet keskittymisaikaa tarvitsevat ammattilaiset. Siinä tehtävät työt tehdään 25 minuutin (+5 min tauko) jaksoissa, mikä on keskittymisen kannalta erittäin tehokas ajanjakso.

Mitä näet kun kuvittelet mielessäsi täydellisen työtilan?

Tyypillisesti rohkean johtajan työpäivä koostuu niin monesta erimuotoisesta palasesta, että ajatuksessa yhdestä optimaalisesta työtilasta ei ole järjen hiventä. Paikka joka on omiaan maailmaa mullistavien ideoiden synnyttämiseen ei välttämättä ole paras mahdollinen millintarkkaa keskittymistä ajatellen ja toisinpäin.

John Cleese sanoo että luovuus on kuin kilpikonna: se työntää päänsä esiin varovaisesti ja tarkistaa että tila on turvallinen, ennenkuin uskalautuu kokonaan esiin. Sama tuntuu koskevan keskittymistä ja useimpia muitakin tehokkaalle työskentelylle ominaisia mielentiloja.

Täydellistä työtilaa koskevassa kysymyksessä alkaa olla järkeä vasta kun jaottelemme sitä vähän:

  • Millaisessa ympäristössä kirjoitat mieluiten? Milloin sinun on helpointa keskittyä?
  • Milloin ajattelusi on kirkkaimmillaan? Missä saat parhaat ideasi?
  • Millainen ympäristö auttaa sinua hoitamaan sähköpostisi ennätysajassa?
  • Millaisessa ympäristössä jaat mieluiten ajatuksia toisten ihmisten kanssa?
  • Millaiset tekijät vaikuttavat eniten omaan työtehoosi ja viihtyvyyteesi?
    Onko työn sujuvuutta edistävä ja viihtyisä tila mielestäsi kirkkaasti valaistu vai tunnelmallinen, hiljainen vai täynnä hyörintää, viileä vai lämmin, rauhallinen ja siisti vai värikäs ja luovassa kaaoksessa?

Oman täydellisen työtilan löytäminen vaatii siis omien mieltymysten tunnistamista, omien työtehtävien jaottelua niiden vaatiman mielenlaadun suhteen sekä rohkeutta ajatella että omaa työtehoa ylläpitävän ympäristön löytämiseen voi itse vaikuttaa.

Kaikkia töitä ei ehkä tarvitse edes tehdä työpaikalla vaan toimiston voi välillä rakentaa myös kahvilaan, kotisohvalle tai – nyt kun edessä on toivon mukaan vielä muutamia lämpimiä päiviä – vaikkapa rantakalliolle tai laiturinnokkaan.

#rohkeajohtaja: rakenna oma luova työtilasi ja pysäytä kiire hetkeksi #kiireseis #luovapaiva. Voit myös jakaa mobiililaitteella ottamasi kuvan omasta luovasta työtilastasi palveluksessanne@rohkeajohtaja.fi – olisi kiva kuulla, millainen ratkaisu sinua tänään palveli. Jos kuvia alkaa kertymään, julkaisemme niitä harkinnan mukaan meidän tulevissa kirjoituksissamme.